CARA MEMBUAT KARTU OSIS DENGAN MAIL MERGE

Kartu OSIS atau KARTU PELAJAR dibuat setuap tahun setelah PPDB. Jika jumlah siswa sedikit tidak akan lama membuatnya, tetapi jika siswa ratusan akan melelahkan apabila dibuat manual (entry per lembar). Microsoft Word dan Microsoft Excel adalah aplikasi yang sangat membantu dalam pekerjaan kantoran maupun sekolah. Siswa saya 353 orang, saya membuat master file Kartu Osis di word dan data siswa di excel. Master Kartu OSIS di word dapat memanggil data siswa di excel.

Caranya cukup mudah, silahkan buat file KARTU OSIS di word seperti format dibawah ini, atau jika ingin menggunakan file word punya saya silahkan download di sini:

Format file excel untuk data osis berisi : 
1. nama
2. kls
3. nis
4. nisn
5. tl
6. tgl
7. alamat

Format file biodata siswa osis silahkan download disini

Cara Menggunakan MAIL MERGE untuk KARTU OSIS
1. Buka file Kartu Osis Master 2018 di word, pilih NO.
2. Klik MAILING
3. Klik START MAIL MERGE
4. Pilih STEP BY STEP ....
5. Pilih NEXT STARTING DOCUMENT (pojok kanan bawah)
6. Pilih SELECT RECIPIENTS
7. Pilih BROWSE, pilih file excel data kartu osis 2018
8. Setelah berhasil nge-link antara word dan file excel, maka silahkan pasang FIELD ke masing-masing lokasi paragraf/tabel yang tersedia. (lihat contoh kartu osis di atas). Hati-hati saat insert field jangan salah pos.
9. Untuk menampilkan hasil field, klik menu PREVIEW RESULT. Cek benar atau tidak field yang anda tempatkan.
10. Setelah YAKIN semua field telah benar, maka langkah terakhir adalah FINISHING dengan klik menu FINISH & MERGE. Pilih EDIT INDIVIDUAL DOCUMENT.
11. Periksa 1 per 1 hasil SKL, setelah yakin silahkan cetak ke PDF atau ke printer.

........................................................... ATAU ............................................................

1. Buka file SKL di word, Pilih YES

2. Arahkan ke file data kartu osis 2018.

3. Klik Save lalu Tutup aplikasi word

4. Buka file data kartu osis 2018 dan isi/copy dengan data siswa di sekolah anda

5. Lanjutkan ke langkah no 10 diatas.

SELAMAT MENCOBA

Jadwal Per Kelas Asc Timetables

Aplikasi Asc Timetables dapat menampilkan jadwal per kelas secara otomatis sehingga sangat memudahkan guru (wali kelas) dan siswa untuk membaca jadwal pelajaran per kelas, tidak perlu ketik ulang. Cetak dan bagikan ke semua kelas. Pada hasil printout sudah terdapat nama mata pelajaran, nama guru, hari dan jam.

  

Contoh diatas adalah sekolah dengan 28 rombel 5 hari kerja. 

Praktis dan memudahkan kita untuk bagi-bagi jadwal ke wali/ketua kelas.

Hasil Jadwal Baru AscTimestables

Setelah selesai melakukan TES pada rangkaian jam mengajar, waktu kosong, jumlah jam guru dan jumlah jam, maka asctimetables dapat melakukan generate jadwal melalui menu Jadwal Baru. Tingkat kesulitan pilih normal, dan apabila masih terjadi CARD LEFT silahkan coba ke level yang lebih tinggi.

Jika level sulit masih juga terdapat error/card left, maka semua setting diperiksa kembali terutama formasi jam setiap mapel setiap guru.

Jadwal succes digenerate, tidak ada card left/bentrok. Jadwal yang telah selesai ini dapat kita pindahkan ke excel, ata disalin ulang ke format jadwal yang biasa digunakan sekolah.

Gambar ini menampilkan posisi jam mengajar per guru. Terlihat nama guru, kelas, hari dan jam ke berapa ngajarnya.

Setting Jam Mengajar Asc Timetables

Pada Asc Timetables memerlukan data-data dasar penempatan jadwal. Buatlah tabel sederhana yang dapat menampung daftar guru dan jumlah jam mengajar, gunakan kolom nomor kode guru, nama guru, jumlah jam, kelas yang diampu, dan waktu blokir. 

setelah jumlah jam dan kelas yang diampu dimasukkan ke aplikasi asc, maka dapat ditampilkan hasil seperti dibawah ini. Total jam ngajar Bpak Wijianto 24 jam tersebar di kelas 7 ABCDEF.

Guru wijianto mengajar IPS  (formasi 1 dobel, 1 single dan 2 single). Jumlah formasi harus = 4 jam.

Formulir DAPODIK 2018 Modifikasi

Untuk menyiapkan data peserta didik maupun crosschek data tarik peserta didik online serta untuk mengisi data di buku induk/raport sekolah, berikut ini saya sajikan formulir peserta didik yang saya ambil dari dapodik lalu saya modifikasi agar mudah dalam pengisian dan sesuai dengan kebutuhan data yang diperlukan.

Formulir tersebut difotokopi dan diserahkan ke siswa/wali murid dan setelah diisi harus difotokopi lagi sebanyak 3 rangkap. Fotokopi formulir yang telah terisi akan diserahkan ke TU, Wali kelas, Operator dan Guru BK.

Jika anda berminat silahkan download versi word atau pdf dibawah ini :
Formulir Dapodik Siswa 2018
F-PD 2018 Word

Tutorial Jadwal Pelajaran ASC Timetables

Membuat jadwal pelajaran secara manual sangat memusingkan, apalagi jumlah rombel banyak dan pesanan hari oleh guru pns/honor menambah rumit penjadwalan. Beberapa aplikasi gratisan di internet, saya coba versi excel tapi fasilitasnya terbatas.


Akhirnya saya coba asc timetables yang awalnya memusingkan, tetapi setelah dicoba dengan berbagai macam formasi akhirnya saya temukan celah-celah untuk mengatasi card left/jam bentrok.

Berikut ini langkah-langkah yang saya lakukan dalam membuat jadwal untuk 28 romberl, 10 x 40 menit, 2 kali istirahat, upacara, senam, kebersihan, rohis dan pramuka.

LANGKAH 1

1. Buat tabel rancangan jumlah jam ngajar meliputi nama/kode guru, mapel, jumlah jam dan kelas.
2. Buat kartu pesanan untuk menampung waktu blokir guru (biasanya guru honor mengajar lebih dari 1 sekolah dan memesan hari/jam yang tidak bisa untuk ngajar)
3. Tetapkan durasi jam ngajar (35/40/45 menit per jam ngajar)
4. Tetapkan jam mulai pelajaran (07.15 atau 07.30)
5. Tetapkan waktu istirahat pertama (15 menit), ishoma (1 jam) dan istirahat ketiga (30 menit)
6. Tetapkan jam upacara (senin jam ke 1)
7. Tetapkan jam rohis (Jumat jam ke 1)
8. Tetapkan jam senam (kamis/sabtu jam ke 1)
9. Tetapkan jam kebersihan (sabtu jam ke 2)
10. Tetapkan jumlah jam per hari (8 jam atau 10 jam atau .......)
11. Tetapkan jumlah hari kerja
12. Pastikan jumlah jam terbagi habis oleh jumlah guru.

Keterangan gambar : 

Senin jam ke 1 Upacara

Senin jam ke 2 Rohis

Kamis jam ke 1 Senam

Kamis jam ke 2 Rapat Guru/ Kebersihan Siswa

Jumat jam ke 1 Keagamaan

Jumat jam ke 6 - 10 Pramuka

Ini adalah contoh pesanan hari/jam oleh Guru Zakia yang tidak dapat mengajar di hari Jumat dan Kamis jam ke 7-10. 

Susunan Jam Pelajaran (1 jam 40 menit) adalah sebagai berikut :

1. 07.30-08.10

2. 08.10-08.50

3. 08.50-09.30

4. 09.30-10.10

                              10.10-10.25 istirahat

5. 10.25-11.05

6. 11.05-11.45

                              11.45-12.45 ishoma

7. 12.45-13.25

8. 13.25-14.05

9. 14.05-14.45

10. 14.45-15.25

                              15.25-16.00 ashar

Langkah 2

Setting Waktu Kosong
Setting Jam Mengajar
Setting Guru
Setting Mapel
Setting Jam
Step by step asc timetables

Langkah2 berikutnya undercontruction 12/07/2018. Selamat Hari Koperasi.