LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN JADWAL ASC TIMETABLES

Ada beberapa tahapan dalam proses pembuatan jadwal jam mengajar guru menggunakan aplikasi Asc Timetables 2019 untuk jenjang SMP maupun SMA atau universitas. Saya mempelajari aplikasi ini di beberapa blog tetapi yang menjelaskan secara rinci step by step belum ketemu. Tutorial berupa teks maupun video youtube sebaiknya diperhatikan sambil di coba dipraktekkan, sebab jika hanya membaca atau menonton saja tidak akan maksimal pemahamannya. Ini dikarenakan sekolah kita dengan sekolah yang dicontohkan berbeda rombel, jumlah guru, jam pelajaran, jumlah hari kerja dan waktu istirahat.

Selain itu yang sangat menentukan lagi adalah POLA PEMBAGIAN JAM PER MATA PELAJARAN. Contohnya Matematika SMP K13 adalah 5 jam, idealnya dipecah menjadi 2 dan 3. Artinya dalam 1 minggu ada yang 2 jam dan 3 jam guru tersebut masuk kelas. Tetapi jika anda sudah utak-atik jadwal asc timetable dengan beberapa kali generate tidak ketemu juga, maka salah satu cara lain adalah memecah kembali jumlah jam. Seperti matematika diatas yang tadinya 2 dan 3, dapat dipecah lagi ke 2, 2, dan 1. Dalam aplikasi saya gunakan 1 double, 1 double dan 1 single.

Pelajaran yang lain seperti SBK, PKn dan Penjaskes dengan jumlah 3 Jam, jika tidak dapat dipertahankan 3 jam sekali mengajar dapat dipecah ke 2 dan 1. Dalam aplikasi saya gunakan 1 double dan 1 single.

Berikut ini beberapa proses yang saya anggap penting dalam merancang jam mengajar dengan aplikasi asc timetables :

1. Membuat draft pembagian jam. Tentukan mapel dan jumlah jam ngajar setiap guru dalam bentuk tabel. Langkah pertama ini tidak boleh salah, pastikan fixed dan memenuhi minimal jumlah jam jam bagi guru sertifikasi.
2. Pembagian kelas. Setiap guru diploting kelas yang diampu berikut mapelnya. Sesuaikan dengan jumlah jamnya.
3. Blokir hari/jam. Guru honor biasanya mengajar di beberapa sekolah, buatlah catatan hari/jam yang tidak dapat hadir mengajar. Catatan ini akan digunakan dalam aplikasi untuk memblokir penjadwalan untuk guru yang bersangkutan. 
4. Urutan jam pertama sampai jam terakhir. Pola pembagian jam dalam 1 pekan harus dirancang mulai dari jam ke 0 sampai jam terakhir (saya sampai jam ke 10 karena 5 hari sekolah). Lebih jelasnya klik disini

Setelah semua persiapan diatas terlengkapi, marilah kita coba menerapkannya ke dalam aplikasi asc timetables. Aplikasi ini sangat membantu dalam membuat jadwal jam mengajar karena ada fasilitas generate (jadwal akan disebar ke jam/hari yang tidak terblokir sesuai pola jam mapel (2~3, 2~2~1, 2~1, 3, 2~2~2, 3~3). Berikut ini langkah-langkah yang saya lakukan dalam menggunakan aplikasi asc timetables 2019 :

1. Buka aplikasi, klik new. Isi nama sekolah, tahun pelajaran, jumlah jam per hari dan jumlah hari sekolah, klik OK. setting jam
2. Klik Subject, klik new, isi mata pelajaran, kodenya dan time off untuk upacara, rohis, senam. setting mapel
3. Klik Classes, buat daftar kelas. 
4. Klik Classrooms, pastikan ruangan per kelas sudah ok. Sy tidak ada kelas bersama, 1 kelas 1 ruang (tidak ada ruang kelas dipake bersama/bergantian).
5. Klik Teacher, buat daftar guru. Gunakan inisial yang mudah diingat (nama depan/nama panggilan). Buka catatan hari/jam blokir setiap guru. Isikan ke dalam TIMEOFF. blokir waktu
6. Klik Teacher, Klik Lesson. Isikan mapel guru tersebut dan buatkan pola jam mengajarnya (1 triple, 1 double, 1 single, dst). Jika sudah selesai pastikan jumlah jamnya pas. Lesson
7. Setelah semua guru diisi jumlah jam mengajarnya, silahkah periksa jumlah jam seluruh guru disesuaikan dengan draft pembagian jam ngajar. 
8. Periksa waktu blokir, guru yang memesan jam/hari diperiksa 1 per 1 secara detail. Waktu blokir sebaiknya di perketat. Jika guru A dapat mengajar di di hari Rabu jam ke 1 sampe dengan jam ke 6, maka jam ke 7 8 9 10 diblokir (silang merah). Hal ini untuk menghindari guru A tersebut dapat jam ke 7 8 9 10. Sama juga dengan guru PNS yang sibuk seperti waka/bendahara yang biasanya minta waktu kosong untuk tugas mereka (usahakan ada 1 hari kosong, saya biasanya blokir di hari Jumat atau Senin, atau nanti setelah generate akan tampil pilihan hari yang bisa di kosongkan). 
9. Jika semua field (mapel, jam, blokir, guru, kelas) sudah ok, maka langkah berikutnya adalah GENERATE. Sistem akan bekerja otomatis untuk mengacak kartu jam pelajaran ke dalam jadwal yang diploting, biasanya 3 sampe 7 menit  sudah terlihat hasilnya. Jika terjadi CARD LEFT (jadwal bentrok) maka harus dianalisis ada kesalahan atau tidak dalam field. Gunakan ANALYZE di menu TIMETABLE. Analisis akan memberikan kesempatan penempatan manual jadwal.
10. Jika tidak ada kesalahan field, maka lakukan GENERATE ulang. Jika tetap tidak bisa, silahkan gunakan menu IMPROVE (memperbaiki) untuk menghilangkan jadwal yang bentrok (card left). 
11. Jika tetap tidak bisa menghilangkan card left, maka anda harus bekerja keras menemukan celah yang kira-kira dapat menempatkan card left tersebut. Misalnya dengan menukar kelas guru yang bersangkutan dengan guru yang laen, atau mengubah pola jam mapel atau membuka waktu blokir. 
12. Jika berhasil, maka perhatikan lagi penempatan jam. Misalnya guru A ada di jam 1, 2, 3, 4. Tetapi ada 1 jam lagi di jam ke 10. Kondisi ini harus diubah lagi agar normal atau berurutan jam mengajarnya, apalagi untuk guru honorer. 
13. Password
14. Locked
15. Unlocked
16. Advisor
17. Verification
18. Parameters
19. to be continue ..........