CARA BUAT SKL DENGAN MAIL MERGE

Surat Keterangan Lulus (SKL) dibuat setiap tahun setelah pengumuman kelulusan. Jika jumlah siswa sedikit tidak akan lama membuatnya, tetapi jika siswa ratusan akan melelahkan apabila dibuat manual (entry per lembar). Microsoft Word dan Microsoft Excel adalah aplikasi yang sangat membantu dalam pekerjaan kantoran maupun sekolah. Siswa saya 303 orang, saya membuat master file SKL di word dan data siswa di excel. Master SKL di word dapat memanggil data siswa di excel.

Caranya cukup mudah, silahkan buat file SKL di word seperti format dibawah ini, atau jika ingin menggunakan file word punya saya silahkan download disini  atau SKL 2023 :

Format file excel saya buat 2 file, 1 file untuk entry nilai raport semester 1 - 5 dan 1 file data utama SKL yang berisi :
1. Biodata siswa lengkap (download aja di http://pdun.data.kemdikbud.go.id/ atau BIOUN)
    Kalo download biodata dari pdun, maka nomor peserta harus input lagi. Tetapi jika dari bioun,
    nomor peserta UN sudah terisi. Untuk login ke BIOUN gunakan username (contoh smp di
    Lampung ) :  PLPG120900xx. P adalah kode SMP, LPG adalah kode Lampung, 12 kode Propinsi,
    09 kode kabupaten, 0026 kode sekolah. Passwordnya : PLPG120900xxP.

Hasil download siswa di bioun adalah file DBF. 

Ubah file DBF ini ke excel secara online agar mudah dicopy ke biodata skl. 

DBF to EXCEL

Tanggal yang berupa text (PDUN) dapat diubah ke tanggal long dengan mudah 

tanpa ketik ulang. Gunakan menu DATA dan Text To Column. 

Silahkan klik text ke tanggal untuk cara ubah tgl text 6 digit ke tgl long.

Jika anda menggunakan BIOUN maka nopes un dan tanggal long sudah tersedia.

2. Nilai Rata-rata Raport semester 1 - 5 (agm_pot, pkn_pot, dst)
3. Nilai US
4. Nilai USBN
5. Nilai UN

File nilai raport diisi oleh staf tata usaha, setelah selesai file tersebut saya rekap RATA-RATA NILAI RAPORT semua mapel dari semester 1 - 5. Rata-rata tersebut saya pindahkan ke file data utama SKL. Untuk lebih jelasnya silahkan download file dibawah ini :

SKL 2020 MAILINGS
Biodata SKL 2020File Rata-Rata Raport Semester 1 - 5
File Biodata SKL 2018

Cara Menggunakan MAIL MERGE untuk SKL
1. Buka file SKL di word, pilih NO.
2. Klik MAILING
3. Klik START MAIL MERGE
4. Pilih STEP BY STEP ....
5. Pilih NEXT STARTING DOCUMENT (pojok kanan bawah)
6. Pilih SELECT RECIPIENTS
7. Pilih BROWSE, pilih file excel Biodata SKL 2018
8. Setelah berhasil nge-link antara word dan file excel, maka silahkan pasang FIELD ke masing-masing lokasi paragraf/tabel yang tersedia. (lihat contoh SKL di atas). Hati-hati saat insert field jangan salah pos.
9. Biasanya hasil SKL yang tampil di word angka desimal akan tampil semua sehingga tabel tidak muat, contoh 81,2374618 kalo dibulatkan menjadi 81,2. Untuk mengatasi hal ini dapat menggunakan rumus ubah angka excel ke text (silahkan cari di google).
10. Untuk menampilkan hasil field, klik menu PREVIEW RESULT. Cek benar atau tidak field yang anda tempatkan.
11. Setelah YAKIN semua field telah benar, maka langkah terakhir adalah FINISHING dengan klik menu FINISH & MERGE. Pilih EDIT INDIVIDUAL DOCUMENT.
12. Periksa 1 per 1 hasil SKL, setelah yakin silahkan cetak ke PDF atau ke printer.

................................................................. ATAU ...................................................................

1. Buka file SKL di word, Pilih YES
2. Arahkan ke file biodata SKL 2018.
3. Save SKL lalu Tutup aplikasi word
4. Buka data nilai/siswa anda dan copykan ke file biodata SKL 2018 (perhatikan kolomnya, jangan salah paste)
5. Ubah file angka ke text, supaya saat dipanggil ke word tidak tampil angka desimal lebih dari 3 digit (contoh: 81, 03080238083). Bulatkan saja ke 81 gunakan =TEXT(AN2,"#.##0,0"). AN2 adalah alamat cell nilai.
6. Lanjutkan ke langkah no 10 diatas.

SELAMAT MENCOBA